Foire Aux Questions

1. Compléter et faire signer toutes les parties par l'autorité hiérarchique disposant d'une délégation de signature le formulaire d'ordre de mission/invitation 3 semaines avant le déplacement. La présentation de l’ordre de mission doit être claire, sans surcharge, précise. Il ne faut pas oublier qu’il s’agit d’une pièce comptable au même titre qu’une facture.
2. Compléter et faire signer toutes les parties par l'autorité hiérarchique disposant d'une délégation de signature le formulaire d'autorisation de déplacement pédagogique individuelle et/ou collective pour les étudiants se déplaçant en voyages d'études - PJ
3. Demande d'avance (3 semaines avant le départ) - PJ :

         - joindre OM/invitation
         - justificatif de transport ou/et hébergement ou confirmation prestation au marché (n° EJ) (pour dates et horaires)
    
    4. Demande d'autorisation préalable utilisation du véhicule personnel ou location le cas échéant - PJ :
          - joindre : copies carte grise du véhicule personnel, permis de conduite et attestation d'assurance du véhicule permettant son usage                dans le cadre d'une activité professionnelle.
            et/ou autorisation d'utilisation véhicule de l'Université Paris 8 (doc logistique).

     5 - Pour les invités HDR /ED : compléter la lettre d'invitation et faire signer par le/la responsable de l'ED ou ordonnateur (valant ordre de mission) + Fiche de renseignements



Les demandes de validation des réservations doivent être transmises au pôle missions via OS tickets tous les jours de la semaine du lundi au jeudi (horaires de bureau) et le vendredi avant 13h.

Création de votre profil sur la plateforme voyages par le pôle missions ou le service des marchés à la demande du gestionnaire : sduros@univ-paris8.fr (copie pole.missions@univ-paris8.fr) et/ou le service des marchés :achats@univ-paris8.fr

Un nouveau marché a été notifié auprès de la société UGAP/GLOBEO TRAVEL, fournisseur unique pour la réservation des billets de transports, d'hébergements et de locations de véhicules de catégorie A, B, C.

- Réservation OFFLINE sur devis par mail ou par téléphone ; si le voyage ne peut pas être réservé via la plateforme.

du lundi au vendredi, de 8h00 à 19h00 sans interruption
par courriel à l’adresse suivante : univparis8-ugap@globeotravel.fr
par téléphone au n° 01 85 09 02 84

GLOBEO TRAVEL met à notre disposition un outil de réservation en ligne NEO (à privilégier).

- Réservation ONLINE via l’outil KDS est accessible à l'adresse suivante :

https://w.mykds.com/resafast

Pour la connexion : Le nom d’utilisateur (identifiant) est l'adresse email professionnelle (ne pas utiliser les identifiants du marché précédent)
Le Mot de passe : pour l'initialiser il faut utiliser l’option « mot de passe oublié »pour la première connexion.
Des guides sont mis à votre disposition sur l'intranet service des marchés.

GLOBEO GROUPE : pour les voyages de groupe sans prestation (train ou avion + hébergement) : sur demande de devis
groupe@globeotravel.fr - Tél. : 01 76 49 43 50
Marché WAGRAM VOYAGES pour tous les voyages de groupe et étudiants avec prestations (visite, repas, ...) : sur demande de devis
Wagram Evasion groupe jusqu'au 10 pers : tél. 01 70 36 85 56
Wagram et Vous groupe de + de 10 pers : tél. 01 44 09 48 80 / 01 44 09 49 88

cletartre@wagrametvous.com

POINTS DE VIGILANCE :

Ce qu'il faut faire

• Anticiper la création de la mission. Pour assurer la couverture juridique du missionnaire et pour réserver les crédits, l’ordre de mission doit être fait avant le départ.
• Un étudiant ne peut effectuer un déplacement dans le cadre d’une mission que dans des cas particuliers bien précis.
• Être particulièrement vigilant pour les déplacements dans les pays à risque.
• S’inscrire sur ARIANE
• S’informer sur les différentes autorisations nécessaires et le montant de prise en charge des frais auquel on a droit. Par ailleurs, quelques cas particuliers entraînent des variations sur les plafonds de remboursement : CNU, expert invité, autorisation du Président...
• Passer obligatoirement par le marché pour le transport, l’hébergement et la location de véhicule.
• Aucun remboursement de péage, parking ou forfait kilométrique ne peut être pris en charge si le missionnaire n’a pas obtenu l’autorisation d’utiliser son véhicule personnel.
• Tous les remboursements sont effectués sur justificatifs, au réel plafonné (plafond réglementaire ou voté). En France, les repas sont soumis à un forfait.

Ce qu'il ne faut pas faire

• Créer la mission après le départ en mission.
• Autoriser une mission à un étudiant sans avoir la certitude qu’il puisse en bénéficier.
• Effectuer une mission à l’étranger sans avoir l’autorisation de déplacement à l’étranger.
• Partir à l’étranger sans s’être informé sur les risques sanitaires et les vaccins nécessaires.
• Partir sans connaître les autorisations nécessaires et les règles de prise en charge.
• Réserver le transport, l’hébergement et la location de véhicule hors marché.
• Utiliser son véhicule personnel sans avoir obtenu l’autorisation au préalable.
• En dehors du forfait repas en France ou à l'étranger, demander un remboursement sans justificatif.